Page 27

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKSA BHEUU

8.2 SISTEM SIMPANAN DAN SUSUNAN FAIL DI RAK/
LACI BESI PELAKSANAAN PENYERAGAMAN
i. Susunan fail hendaklah dibuat secara berdiri/
melintang.
ii. Box File dibenarkan disusun di atas rak secara
berdiri.
iii. Setiap fail mesti ditulis nombor rujukan fail.
iv. Satu rekod senarai fail (Indeks Daftar) yang ada
dalam simpanan hendaklah disediakan dan
dipamerkan.
v. Susun fail dari depan ke belakang (sekiranya
dalam kabinet besi) dan urutan nombor
simpanan fail dicatatkan dari depan ke belakang.
vi. Bagi fail yang disusun secara mendatar (baring),
urutan nombor simpanan fail dicatatkan dari
bawah ke atas.
vii. Susunan fail hendaklah dari KIRI ke KANAN (1, 2,
3, …. A, B, C,….dan seterusnya).
viii. Font yang digunakan pada rak hendaklah jelas
kelihatan dari jauh seperti digraf 8.16.
ix. Di Bilik Fail:
a. ARAS 1 bermula dari tingkat bawah
(pengecualian boleh dibuat dengan
kebenaran fasilitator setelah elemen
keselamatan diambil kira);
b. Adakan PEMISAH dan indeks di dalam fail
untuk fail di Bilik Fail Indeks utama & Kod
Warna di tepi rak;
c. Tag pengguna; dan
d. Peraturan penggunaan dalam kumpulan.

“Amalan EKSA Menjana Produktiviti, Kreativiti dan Inovasi” | 27